Acteur du progrès social et économique

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Chargé-e de l'administration des ventes

    Description

    Présentation du groupe AMNYOS.

    Cabinet de conseil agréé Entreprise solidaire d’utilité sociale (ESUS) et engagé en faveur du progrès social et économique depuis 25 ans, le groupe Amnyos mène des projets et accompagne les acteurs publics (Etat et collectivités territoriales), partenaires sociaux et organismes paritaires, entreprises et acteurs de l’ESS tant au niveau national qu’au niveau territorial, dans les champs de l’emploi, de l’insertion, de la formation, des ressources humaines ou de l’innovation.

     

    Notre entreprise compte plus d'une une quarantaine de collaborateurs permanents (Paris, Lyon, Tours, Aix, Bordeaux, Dijon), aux profils pluridisciplinaires et dispose également d’un large réseau de partenaires (laboratoires de recherche, universitaires, institut de sondage, cabinets de conseil…) dans une recherche constante d’expertise de haut niveau.

    Notre entreprise - Le groupe AMNYOS - est constituée de 4 filiales, toutes complémentaires dans leurs métiers :
    > Amnyos Consultants : activités de conseil et l’impulsion de projet dans le secteur public et parapublic (site web)
    > Didaction Conseil : analyse du travail, processus d'apprentissage et promotion d'organisation développante…). (site web)
    > Boumendil & Consultants : expertise juridique en droit social et communication professionnelle spécialisée. (site web)
    > enfin, CG Conseil : analyse des métiers et des compétences, ingénierie de certification (site web).

    Les salariés du groupe Amnyos ont tous en commun le goût de l’intérêt général, un engagement au service du progrès social, une exigence et rigueur professionnelles, une ouverture d’esprit.

    Mission

    Intitulé du poste : chargé(e) de l'administration des ventes (ADV)

    Périmètre fonction : fonctions support - direction générale

    Votre mission : sécuriser les aspects administratifs du cycle de vente.

    • contexte : dépôt d'appels d'offres et gestion des contrats clients dans le cadre des marchés publics ou de négociations en gré à gré via des plateformes dématérialisées

    • indications volumétriques : plus de 200 marchés gérés par an, dont une centaine débouchant sur des contrats

    • fonction pivot : au carrefour de la direction, des consultants rédacteurs, des partenaires et des autres fonctions support

    • fonction clé : respect scrupuleux des échéances de dépôts d'offres commerciales, garantie de la qualité des données commerciales dans les SI

    Mission du poste de gestionnaire administration des ventes

    ✅ Les activités « cœur » du poste ✅

    1. Gérer le dépôt des offres commerciales de l’entreprise

      • télécharger quotidiennement les documents relatifs aux appels d’offres et les enregistrer dans notre CRM Dynamics 365 (D365)

      • analyser les règlements de consultation et transmettre aux rédacteurs les informations nécessaires pour préparer le dossier administratif

      • produire à la demande une sélection de références ou aider à la mise en forme des CV et références

      • préparer l’ensemble des pièces administratives, en lien avec des partenaires si nécessaire

      • rappeler aux rédacteurs les exigences attachées aux accords-cadres pour la réponse à des marchés subséquents (clause sociale, seuils, etc.)

      • vérifier la conformité (mise en forme, respect de la charte graphique) et la cohérence des éléments budgétaires

      • déposer l’offre et respecter l’heure de dépôt

      • assurer la disponibilité des attestations à jour (Urssaf, Impôts, Assurances, Agefiph, etc.)

    2. Animer le suivi des offres déposées

      • suivi des offres déposées : relancer les clients pour obtenir des informations de décision, demander des scores de notation, et benchmarker la concurrence

      • mettre à jour continuellement les informations de D365

    3. Sécuriser la contractualisation des missions une fois les offres retenues

      • informer le service comptable de la signature de nouveaux contrats

      • obtenir la signature des actes d'engagement et contrats au démarrage des dossiers

      • enregistrer et archiver toutes les pièces contractuelles dans D365

      • sécuriser la contractualisation de nos engagements avec nos partenaires

    ✴️ Les activités « secondaires » du poste ✴️

    A. Gérer la facturation clientèle des filiales Boumendil et Didaction

    B. Support opérationnel du bureau parisien

    • suivi et gestion des fournitures de bureau

    • supervision de la maintenance et de la sécurité des locaux (réparations, nettoyage, aménagement des espaces de travail)

    • accueil et intégration des nouveaux collaborateurs en coordination avec le RRH

    • force de proposition pour le bien-être collectif : proposer des projets et idées facilitatrices, mettre en place des process pour maintenir un excellent niveau d'organisation, et participer à l’organisation de moments de convivialité au sein des locaux ou en dehors

    C. Gérer nos formations clients dans le SI Digiforma (activité marginale)

    • déclarer dans Digiforma toutes les formations réalisées pour nos clients

    • éditer les conventions, convocations, feuilles d'émargement, questionnaires d'évaluation, et attestations de fin de formation

    Profil


    Niveau d'expérience dans la fonction : confirmé (minimum 2 ans d'expérience); une expérience dans le domaine des marchés publics serait un atout

    ✨ Les qualités et compétences attendues sur le poste :

    • organisation, rigueur et réactivité pour gérer et anticiper les échéances courtes

    • exigence sur la qualité des données saisies dans Dynamics 365

    • force de propositions pour améliorer les procédures ou masques de saisie des données

    • qualités relationnelles pour interagir avec les directeurs et consultants du groupe

    • très bonnes compétences rédactionnelles en langue française

    • maîtrise des outils informatiques Office 365

    • agilité à travailler sur des plateformes de dépôt d'appels d'offre (ex : AWS, marché public (place), achat public etc.)


    Niveau d'études min. requis : BAC+2 / BTS / DUT


    > Eléments du contrat de travail :

    • CDI

    • Temps plein de 37 h/hebdo du lundi au vendredi

    • Congés : 5 semaines et 10 jours de RTT

    • Avantages :

      • accord au contrat collectif "frais de santé",

      • chèques déjeuner d'une valeur de 12 euros dont 50% sont pris en charge par l'entreprise

      • indemnité transport collectif jusqu'à 50% de l'abonnement ou forfait équivalent pour mobilité douce

      • un plan d'épargne entreprise et un accord d'intéressement